Hilfe & Dokumentation

Dashboard

Das Dashboard zeigt Ihnen eine komprimierte Übersicht:

• Verknüpfungen zu Verträgen, Rechnungen und Kalender.
• Liste der letzten Bookings (Verträge) mit Status und Honorar.
• Liste der letzten Rechnungen mit Datum und Betrag.
• Eine farbcodierte Monatsübersicht Ihrer Termine.

Verträge (Bookings)

Im Modul Verträge werden alle Bookings pro Event, Künstler und Promoter verwaltet.

• Verknüpfung mit Künstler, Event und optional Promoter/Firma.
• Erfassung von Honorar, Fahrtkosten, Währung und Zahlungsfristen.
• Optionale Anzahlung mit separatem Fälligkeitsdatum.
• TV-Klausel, Hotel- und Reiseinformationen, Soundcheck-Zeiten.
• Freitext für besondere Vertragsklauseln.
• Änderungssperre nach erstellter Rechnung (je Vertrag).

Events & Kalender

Veranstaltungen (Events) bilden die Basis für Bookings und den Kalender.

• Eventtitel, Datum/Uhrzeit, Adresse und Kontaktdaten des Veranstalters.
• Automatische Übernahme in den Kalender bei verknüpften Verträgen.
• Manuelle Kalendereinträge z. B. für Promo-Termine, Reisen oder Deadlines.
• Farbliche Markierung nach Vertragsstatus im Monatskalender:

• bestätigt / bezahlt
• offen / geschrieben
• storniert / kritisch
• nur manuelle Termine

Künstler

Das Künstler-Modul verwaltet Ihre Acts inklusive verknüpfter Logins.

• Stage Name und bürgerlicher Name.
• Auszahlungs-IBAN und optionale steuerliche Kennzeichnung (Tax-Flags als JSON).
• Verknüpfung mit einem Benutzeraccount (Rolle „artist“) für den Künstlerzugang.
• Automatischer JSON-Feed mit vergangenen Terminen für externe Webseiten.
• Paketabhängiges Limit der Anzahl von Künstlern pro Tenant.

Promoter / Booker

Promoter/Booker sind externe Partner, die Verträge ranholen und optional einen eigenen Zugang haben.

• Stammdaten pro Firma/Person (Name, E-Mail, Telefon, Adresse, USt-ID).
• Typisierung über kind (z. B. promoter oder booker).
• Provision in Prozent zur internen Dokumentation.
• Verknüpfung mit einem Benutzeraccount (Rolle „promoter“).
• Auswahl als Promoter-Firma direkt im Vertragsformular.

Rechnungen

Aus bestätigten Verträgen können Rechnungen erstellt werden.

• Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Zahlungsstatus.
• Übernahme der Konditionen aus dem Vertrag (Honorar, Währung, ggf. Anzahlung).
• Abweichende Rechnungsadresse (z. B. Agentur/Veranstalter) pro Vertrag möglich.
• Erzeugung druckbarer PDFs mit Zahlungsinformationen und QR-Code.
• Nach Erstellung einer Rechnung ist der zugehörige Vertrag schreibgeschützt.

Benutzer & Tenant

Im Administrationsbereich werden Benutzerzugänge und Agentur-Stammdaten gepflegt.

• User mit Rollen wie owner, office, artist, promoter u. a.
• Aktiv-/Inaktiv-Schaltung von Zugängen.
• Stammdaten des Tenants (Agentur) für Kopf-/Fußbereiche und Rechnungen.
• Lizenz-/Paketinformationen (z. B. Anzahl Künstler).

1. Neuer Künstler inklusive Zugang

1. Unter Administration → Mitarbeiterzugänge einen neuen User mit Rolle artist anlegen.
2. Unter Administration → Künstler einen neuen Künstler anlegen.
3. Den zuvor angelegten Benutzer im Feld „Benutzerzugang (Rolle »artist«)“ auswählen.
4. Optional: Tax-Flags setzen (z. B. Kleinunternehmerregelung).

2. Promoter / Booker mit Login verknüpfen

1. Unter Administration → Mitarbeiterzugänge einen User mit Rolle promoter anlegen.
2. Unter Administration → Promoter / Booker einen neuen Eintrag mit Typ „Promoter“ oder „Booker“ anlegen.
3. E-Mail, Telefon, USt-ID, Adresse und Provision ergänzen.
4. Im Feld „Benutzerzugang (Rolle »promoter«)“ den entsprechenden User auswählen.
5. Ab jetzt kann der Promoter über seinen Login Verträge anlegen (je nach Rechtevergabe).

3. Booking / Vertrag anlegen

1. Menüpunkt Verträge öffnen und „Neuer Vertrag“ wählen.
2. Event auswählen oder direkt im Formular ein neues Event mit Datum, Uhrzeit, Adresse und Veranstalter anlegen.
3. Künstler auswählen und Status setzen (z. B. „geschrieben“ oder „offen“).
4. Optional Promoter-Firma und Ansprechpartner auswählen.
5. Honorar, Fahrtkosten, Währung, Anzahlung und Fälligkeiten eintragen.
6. Hotel-/Reise- und Soundcheck-Infos sowie Freitext ergänzen.
7. Speichern: der Vertrag erscheint in der Liste und im Kalender.

4. Rechnung aus Vertrag erstellen

1. Vertrag aufrufen und prüfen, ob alle Daten korrekt sind (insbesondere Honorar, Währung und Rechnungsadresse).
2. Den Workflow zum Erstellen einer Rechnung aus dem Vertrag nutzen (z. B. Button im Vertrag oder in der Vertragsliste).
3. Rechnungsdatum, Zahlungsziel und ggf. Textbausteine kontrollieren.
4. Rechnung speichern und bei Bedarf PDF herunterladen/versenden.
5. Nach erzeugter Rechnung ist der Vertrag schreibgeschützt; Statusänderungen laufen über den Rechnungsworkflow (z. B. „offen“, „teilbezahlt“, „bezahlt“).

Owner / Office

• Voller Zugriff auf Verträge, Rechnungen und Kalender.
• Verwaltung von Künstlern, Promotern, Benutzern und Tenant-Daten.
• Einsicht in Lizenz- und Paketinformationen.

Artist

• Zugriff auf eigene Bookings/Verträge (abhängig von Konfiguration).
• Einsicht in Termine und relevante Vertragsdaten.

Promoter / Booker

• Anlage von Verträgen für zugewiesene Künstler (je nach ACL).
• Einsicht in eigene Bookings und Status.
• Keine Vollzugriffe auf alle Finanzdaten, sofern nicht explizit freigeschaltet.

Viewer / weitere Rollen

• Leserechte in definierten Modulen (z. B. nur Kalenderansicht).
• Feinsteuerung über can('recht', $user) im Code.

JSON-Feeds für Künstler

• Pro Künstler kann in den Stammdaten ein JSON-Feed erzeugt werden.
• Der Token und die URL (z. B. /calendar/json.php?t=TOKEN) werden angezeigt.
• Dieser Feed enthält bestätigte/vergangene Termine und kann auf der Künstler-Webseite eingebunden werden.

iCal / ICS-Integration

• Je nach Konfiguration steht ein ICS-Link zur Verfügung, der in Kalender-Apps abonniert werden kann.
• Termine werden dann automatisch im persönlichen Kalender (z. B. auf Smartphone, Outlook, Google Calendar) angezeigt.
• Updates im System werden beim nächsten Sync automatisch übernommen.